11.5.2011
1.000.000 Dokumente, 13 Biersorten, ein Archiv!
Das traditionsreiche Hofbräuhaus in München hat nicht nur sein Warenwirtschaftssystem modernisiert, sondern im gleichen Zug mit EASY for Dynamics NAV eine hocheffiziente Archivlösung eingeführt. Damit sind zwar nicht alle Dokumente seit der Gründung 1589 verfügbar, aber aktuelle und zukünftige Vorgänge sind im direkten Zugriff und lassen sich nun leicht recherchieren. Eine erhebliche Arbeitserleichterung und ein echter Zeitgewinn in der weltbekannten Brauerei.
Nach handschriftlich ausgefüllten Lieferscheinen in abgelegten Aktenordnern suchen zu müssen, um eine Reklamation bearbeiten zu können, ist heutzutage immer noch weit verbreitet. Das ist zeit- und kostenintensiv. Dabei können Recherchen komfortabel und in Sekundenbruchteilen im elektronischen Archiv durchgeführt werden. Die geeigneten Systeme und ihre intelligente Vernetzung vorausgesetzt.
Entscheidung für ein neues Warenwirtschaftssystem
Die Zeit war reif für ein neues Warenwirtschaftssystem. Mit Microsoft Dynamics NAV sollten alle Dokumente – vom Lieferschein bis hin zu Rechnungen und Korrespondenz – verfügbar werden. Aber allein das ERP-System war für diesen Zweck natürlich nicht ausreichend. Erst der Durchgriff auf ein umfangreiches Archiv, das nicht nur alle Belege, sondern auch die E-Mail-Korrespondenz umfasste, brachte den erhofften umfassenden Effekt. „Es ist ein echter Traum“, fasst Jürgen Breitsameter die Auswirkungen im Unternehmen zusammen. Als Leiter Logistik, Materialwirtschaft und EDV ist er beim Hofbräuhaus für das Projekt und die einzelnen Ausbaustufen verantwortlich.
Direkter Durchgriff ins Archiv
Um die optimale Ergänzung der beteiligten Systeme zu erreichen, wurde die alte Archivlösung durch EASY ersetzt und die Anknüpfung an das Warenwirtschaftssystem durch die geeignete Schnittstelle hergestellt. Das Ergebnis: Alle Dokumente sind nun per Knopfdruck aus dem Warenwirtschaftssystem heraus verfügbar, weil im Hintergrund der direkte Durchgriff auf die archivierten Dokumente eingerichtet ist.
„In Sekunden und ohne langes Suchen finden Sie jeden Beleg“, berichtet der Projektleiter Breitsameter. „Wie viel Zeit und Aufwand wir seitdem gespart haben, ist einfach unglaublich.“ Das Frontend für alle Abfragen bleibt Dynamics NAV: Dadurch ist das Arbeiten besonders komfortabel und ohne das Öffnen einer weiteren Anwendung einfach möglich. Dabei ist es egal, ob man einen bestimmten Lieferschein, die ordnungsgemäße Rückgabe der Pfandpaletten oder andere Informationen zu einem besonderen Vorgang, zu einem speziellen Debitor oder bestimmten Kreditor sucht. Die Suchkriterien ergeben sich aus der Anforderung und das System gibt Treffer aus, an die alle dazu gehörenden Dokumente und Belege angehängt sind. Ein bestimmter Vorgang lässt sich so über die Systemgrenzen hinweg durchgängig recherchieren. Um das zu ermöglichen und den Funktionsrahmen voll auszunutzen, wurden alle alten und aktuellen Belege gescannt, automatisch verschlagwortet und dadurch systematisch auffindbar gemacht.
„Im Vergleich zu früher haben wir pro Beleg eine Zeitersparnis von 10 bis 15 Minuten erreicht“, stellt Jürgen Breitsameter heraus. „Meldet sich ein Kunde und reklamiert eine Lieferung, sind wir sofort auskunftsfähig und können den betreffenden Beleg direkt aus dem Archiv heraus aufrufen und bei Bedarf per E-Mail versenden.“
Gerade auch beim letzten Besuch des Wirtschaftsprüfers wurden die Vorteile dieses reibungslosen Ineinandergreifens deutlich: „Die diesjährige Wirtschaftsprüfung verlief erheblich einfacher als in den Jahren davor, weil ich am Laptop alles direkt zeigen konnte“, lautet das Resümee des EDV-Leiters.
Funktionsrahmen erweitert: EASY xBASE for Exchange für die Mailarchivierung
Ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation wird ja heutzutage über E-Mail abgewickelt. Darum wurden diese wichtigen Dokumente in der zweiten Ausbaustufe mit EASY xBASE an den Archivierungsprozess angeschlossen. Für die alltägliche Arbeit und die Recherche bei Bedarf ergaben sich auch hier entscheidende Vorteile.
Im festgelegten Turnus werden die E-Mails nun archiviert. Im E-Mail-Client – beim Hofbräuhaus ist MS Outlook im Einsatz – verändert sich aber nur das Symbol, durch das ein archiviertes Dokument erkennbar ist. Die E-Mail bleibt aus Outlook heraus weiter erreichbar, ohne dass der Anwender extra das Archiv öffnen muss. Das Original ist somit gesichert und abgelegt, die Kopie steht aber weiterhin zur Verfügung und ist beispielsweise über die echte Volltextsuche des Archivs verfügbar. Damit entfällt auch die Notwendigkeit, E-Mails an alle diejenigen weiterzuleiten, die die enthaltenen Informationen jemals benötigen werden. Denn über die Zuordnung (Vorgang, Debitor, Kreditor etc.) steht die Information im Archiv kontextbezogen zur Verfügung: Über die Auftragskarte des ERP-Systems ebenso wie über die komplette Kundenakte.
Die Menschen machen den Erfolg, die Technik dient nur!
„Als wir gestartet sind, mussten wir uns in unserem alten Archiv noch mit etlichen Klicks bis zu den richtigen Dokumenten vorarbeiten“, beschreibt Jürgen Breitsameter die Ausgangssituation. „Das Blatt hat sich mit der Entscheidung für die Schleupen AG als neuen Partner und mit dem neuen Projektleiter gewendet.“ Den entscheidenden Qualitätsschub machte das Projekt durch das Know-how und das Engagement der Experten. Die leistungsstarke Technik so zu installieren, dass das komplexe Zusammenspiel alle Möglichkeiten des Systems ausnutzt, war das erfolgsentscheidende Kriterium bei diesem Projekt.
Der Praxistest entscheidet
In der Praxis sind die positiven Auswirkungen bis hin zur Auslieferung der berühmten Biere spürbar. Die Fahrer sind mit Handgeräten ausgestattet, über die beispielsweise auch die Lieferscheine ausgedruckt werden. Die Informationen, die die konkrete Lieferung betreffen, sind also eigentlich nur in diesen Handhelds vorhanden, werden nun aber in das EASY-Archiv gespielt und sind dann – wie alle anderen Dokumente auch – aus dem Warenwirtschaftssystem heraus einzusehen und aufzufinden. Ganz konkret bedeutet dies eine größere Genauigkeit für Kunden und Lieferanten, weil die Informationen zu einer bestimmten Lieferung jetzt ganz einfach und komplett zu finden sind.
Das System soll zukünftig in Richtung Vertragsmanagement ausgebaut werden, um den gesamten Leistungsumfang und damit alle Synergien nutzen zu können. Dann werden alle relevanten Informationen systemseitig zur Verfügung stehen und auch hier die Arbeit deutlich vereinfachen.
EASY Contract bietet Unterstützung bei der Überwachung aller Vertragsdaten und steuert auch die Verantwortlichen zu bestimmten Fristen an. Verschiedene Workflows und Ad-hoc-Benachrichtigungen dienen dazu, alle Verträge und Termine im Blick zu behalten und zu optimieren – da wo sich die Gelegenheit dazu bietet.
Ein solches Projekt ist kein Selbstläufer, sondern lebt von der gründlichen Vorbereitung im Unternehmen und der fachlichen Qualität in der Umsetzung.
Das Fazit im Münchner Hofbräuhaus: „Wir sind grenzenlos zufrieden: Eine gigantische Zusammenarbeit.“
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